Setup PowerBI to use Data from Dynamics CRM 2013

The following post is for our English audience and is regarding how to setup PowerBI to use data coming from Dynamics CRM (please forgive the printscreens in French as the original post is in my native tongue)

Nota bene: in the example below, we use a Dynamics CRM 2013 Online organization hosted in Office 365, but the principle remains the same whether you use Online or OnPremise organization.

PowerBi uses Excel, enrcihed with some add-ins that enable the connection to external database:

Prerequisites :

Download Power Query
http://www.microsoft.com/fr-fr/download/confirmation.aspx?id=39379

Download or activate PowerPivot :

For Excel 2010, PowerPivot can be downloaded:
http://office.microsoft.com/fr-fr/excel-help/complement-powerpivot-HA101811050.aspx
http://www.microsoft.com/fr-fr/download/details.aspx?id=7609
http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ee210644.aspx

For Excel 2013, you just need to activate it:

http://office.microsoft.com/fr-fr/excel-help/demarrer-le-complement-power-pivot-dans-microsoft-excel-2013-HA102837097.aspx
Open Excel and go to File/ Options

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Select « Complements COM » and check Microsoft Power Pivot pour Excel 2013:

BI2

You should now see 2 additional tabs when you open Excel:

PowerQUERYetPIVOT

Once Excel is configured with these add ins, you can start delcaring where you want to get the data from.

Identify the ODATA Service URL in Dynamics CRM :

In your Dynamics CRM organization, go to Setup/Customization/Developer ressources :

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and copy the URL for ODATA  (ODATA REST Protocol):

BI4

This URL should be like :

https://yourorganization.crm4.dynamics.com/XRMServices/2011/OrganizationData.svc/

In Excel, in the PowerQuery Tab, go to “connect to external data”/ “from other sources”:

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and select the “from ODATA”

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By default, Excel will consider that you want to connect anonymously. This will cause troubles to access the data, so you must identify the user you use to access the data.

You do this in « Basic » or « Enterprise Account»

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paste the URL for ODATA service that you identified previously.

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Once the connection is done, you have access to the tables you need from Dynamics CRM and you can start building your reports:

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I hope this helped!

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Utiliser les fonctions PowerBI avec Dynamics CRM 2013

L’article ci-dessous indique comment activer PowerBI en vue d’interroger des données issues de Dynamics CRM.

La Solution PowerBI repose sur Excel sur lequel on ajoute certains composants permettant de se connecter aux bases de données externes.

Cela nécessite d’installer les composants et de préparer Excel à la connexion vers la base qui nous intéresse.

Prérequis :

Télécharger Power Query
http://www.microsoft.com/fr-fr/download/confirmation.aspx?id=39379

Télécharger ou activer PowerPivot :

Pour les versions Excel 2010 et antérieures, Power Pivot peut etre téléchargé :
http://office.microsoft.com/fr-fr/excel-help/complement-powerpivot-HA101811050.aspx
http://www.microsoft.com/fr-fr/download/details.aspx?id=7609
http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ee210644.aspx

Pour Excel 2013, il est préinstallé et il suffit de l’activer :

http://office.microsoft.com/fr-fr/excel-help/demarrer-le-complement-power-pivot-dans-microsoft-excel-2013-HA102837097.aspx
Ouvrez Excel et allez dans Fichier/ Options

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Sélectionnez « Compléments COM » et cochez Microsoft Power Pivot pour Excel 2013:

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Vous devez désormais voir les 2 onglets quand vous lancez Excel :

PowerQUERYetPIVOT

Identifier l’adresse URL du Service ODATA de Dynamics CRM :

Allez dans Paramètres/Personnalisation/Ressources du Développeur :

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Et notez l’adresse de Service de Données ODATA (Protocole ODATA REST):

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L’URL doit normalement être :

https://votreorganisation.crm4.dynamics.com/XRMServices/2011/OrganizationData.svc/

Dans l’onglet PowerQuery, allez sur “Obtenir des données Externes/ A partir d’autres sources” :

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et sélectionnez “A partir d’un flux ODATA”

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Par défaut Excel vous propose un accès anonyme aux données :

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Cela causera des problèmes d’accès aux données, donc il faut préciser l’utilisateur de connexion :
En utilisant les menus « Basique » ou « Compte d’Entreprise »

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Et copiez l’adresse précédemment identifiée.

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Une fois la connexion établie, vous obtenez par défaut les tables que vous pouvez exploiter pour la construction de vos rapports :

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Vous êtes prêt pour construire vos Rapports.

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